Mikä on valtakirja?

Valtakirja asiakirja, jolla annetaan tai saadaan valtuutus toimia toisen henkilön puolesta.

Moni on varmasti ollut hakemassa postista pakettia kun on vaadittu valtakirjaa. Nykyään yhä useammin riittää, että valtakirja lähetetään sähköisesti, esimerkiksi sähköpostilla.

Mutta lähes aina valtakirjan tarvitsija on eri paikassa kuin sen antaja. Mikäli olet vaihtanut työpaikkaa viime aikoina, olet varmaan pelkästään etähaastateltu, kirjoittanut työsopimuksen sähköisesti ja jopa sen jälkeen tehnyt valtaosan työstä etänä. Miksi silti perinteinen valtakirja usein vaaditaan paperiversiona?

Digitaaliset tunnistautumispalvelut kehittyvät muita palveluita hitaammin. Suomi.fi -palvelu, omaposti, mobiilivarmenne yms. palvelut integroituvat ihmisten käytettäväksi laajasti viranomaisten taholla mutta monessa pienemmässä toiminnassa ne eivät välttämättä pääse käyttöön. Syynä on tunnistuspalveluiden rajoitukset, vaatimukset, sekä kustannukset. Usein minivaatimuksena on älypuhelin, ajan tasalla oleva mobiilisovellus, pankkitunnukset, ja asioista perässä pysyvä käyttäjä, jne…

Esimerkiksi ulkomailla asumisen jälkeen voi olla, että luottotietoja ei saada tarkistettua kahden vuoden viime ajalta, eikä kännykkäliittymää saa ennen roimaa alkumaksua. Silloin netissä asiointi ei onnistu heti omalla älypuhelimella, eikä mobiilivarmennetta luonnollisesti vielä ole. Tällöin on käytettävä esimerkiksi pankkitunnistautumista.

Näin perinteinen paperinen valtakirja on edelleen vahvoilla mutta entäpä kun olet tosiaan kilometrien päässä valtuuttajasta, eikä valtuuttajalla ole skanneria, printterissä on musteen loppu ja postikaan ei kirjeenä enää liiku joka päivä, eikä edes luotettavasti?

Silloin on parasta kysyä suoraan valtakirjan kysyjältä, voiko valtakirjan lähettää suoraan sähköisesti sähköpostilla. Silloin se kannattaa olla PDF-muodossa, mieluiten yksilöllinen ja vaikka rajattu ajallisesti voimassa olevaksi. Avoin valtakirja on myös toki mahdollinen, jolloin sitä voidaan käyttää toistuvasti.

Valtakirjapohja

Valmiita valtakirjapohjia on netissä lukuisia, mutta harvempi niistä sopii suoraan yleiseksi pohjaksi. Tämän sivun valtakirjapohja on tarkoitettu mahdollisimman yleiseen käyttöön mutta sopii samalla hyvin yksilöidyksi valtakirjaksi.

Valtakirjatyypit

Yksilöity valtakirja

On tarkennettu valtakirjan muoto, jossa valtuutetaan tietty henkilö vain yhtä hoidettavaa asiaa varten.

Avoin valtakirja

On yksilöityä valtakirjaa laajemmin valtuuttava, usein valtuutetulle annetaan laajemmat oikeudet toimia valtuuttajan puolesta.

Usein laajempana valtuutuksena se kuitenkin voidaan usein hylätä ja siksi on suositeltavampaa käyttää yksilöitävämpää valtakirjan muotoa.

Miten sähköinen valtakirja.com toimii?

Täytä sähköinen valtakirja seuraavasti:

1. “Valtakirja”, tässä kohdassa pitää antaa tarvittavat tiedot, kuten postipaketin numero, jne, mikäli niitä tarvitaan. Älä turhaan lisää arkaluonteisia henkilötietoja tai muita ylimääräisiä tietoja, joita ei tarvita.
2. “Valtuuttaja” eli asianomainen, joka antaa toisen hoitaa asian puolestaan.
3. “Valtuutettu”, henkilö, joka saa sinulta valtuuden hoitaa asian.
4. “Aika ja Paikka” eli valtakirjan antopäivämäärä ja paikka.
5. “Sähköinen allekirjoitus”, valtuuttajan allekirjoitus sähköisenä versiona piirtämällä hiirellä tai älypuhelimella puumerkki.
6. “Valtuuttajan sähköpostiosoite”, anna ensin valtuuttajan sähköposti, johon haluat valtakirjan. Näin voit edelleenlähettää valtakirja oikeaan paikkaan ja lisätä liitetiedostoja tarpeen mukaan lähtevään viestiin. Lisäksi kaikki mahdollinen seuraavaa sähköpostiliikenne tulee suoraan valtuuttajalle.
7. “KÄYTTÖEHDOT”, hyväksy tämän sivun ehdot ja tarkista vielä kerran että sähköpostiosoite on valtuuttajan sähköposti.

Lopuksi paina nappia” Lähetä” jolloin valtakirja on heti sähköpostissasi, josta voit edelleen lähettää sen valtuutetulle tai paikkaan, jossa sitä kaivataan. Samalla voit lisätä itse omat mahdollisesti vaaditut liitetiedostot mukaan viestiisi. Tarkista vielä kerran, että sähköpostiosoite lomakkeessa on valtuuttajan sähköposti.

Tietosuoja

Valtakirja.com ei käytä kolmannen osapuolen varmentamia palveluita, kuten mobiilivarmennetta tai pankkitunnuksia vahventamaan valtakirjan valtuuttajan tai valtuutetun tunnistamista. Tästä syytä henkilötietoja ei myöskään erikseen lähetetä tai kerätä vaan lomakkeessa annetut tiedot lähetetään PDF-muodossa suoraan lomakkeessa annettuun sähköpostiosoitteeseen.

Valtakirja.com toimii SSL sertifikaatin alla, liikenne on https-protokollan AES-salauksen piirissä ja lomakkeen tiedot on palvelimelle lähetettynä salatussa muodossa. Sivut on lisäksi suojattu Strict Transport Security (HSTS) käytäntömekanismilla, joka auttaa suojaamaan verkkosivustoja välimieshyökkäyksiltä, kuten protokollan alentamishyökkäyksiltä ja evästeiden kaappauksilta. Mitään tietoja ei myydä eteenpäin tai niiden avulla yksilöidä tai kohdenneta mainoksia.

Vastuulauseke

Valtakirja.com palvelu ei ota vastuuta valtakirjojen käytöstä, lähetyksistä eteenpäin, eikä siten ole vastuussa niiden hyväksymisestä, hylkäämisestä tai niistä mahdollisesti koituvista vahingoista tai niissä esitetyistä tiedoista. Valtakirjan kirjoittaja vastaa valtakirjassa esitetyistä tiedoista ja niiden käyttötarkoituksesta, sekä seurauksista. Valtakirjan täyttäjä vastaa yo. mainituista asioista.

Valtakirja.com palvelu oli alunperin ilmaiseksi tuotettu palvelu mutta muuttui maksulliseksi 2023. Valtakirja.com ei ota vastuuta palvelun häiriöistä, kuten esimerkiksi sähköpostien perille tulematta jäämisestä, verkkosivujen lomakkeen toiminnasta tai näkymisestä eri päätelaitteilla. Häiriötilanteissa kerätty maksu palautetaan mikäli valtakirjaa ei pystytä tekemään. Ole yhteyksissä info(ät)valtakirja.com sähköpostiosoitteeseen kaikissa häiriötilanteissa.

Valtakirja.com palvelulla ei kerätä varoja, eikä tehdä liiketoimintaa, joka perustuu palveluiden yhdenvertaisuuteen ja toteutettavuuteen häiriö- ja poikkeustilanteissa, eikä täyttä saavutettavuutta palvelulla voida taata.

Palvelun käyttäjälle tarjotaan internetin suuryrityksistä poiketen myös henkilökohtaista ja mahdollisesti tietoturvallisempaa palvelua, eikä heidän dataa hyödynnetä tai edelleenkaupata esimerkiksi mainontaa varten.

Voit kysyä ja ilmoittaa mahdollisista lomakkeen väärinkäytösyrityksistä sähköpostilla: info(ät)valtakirja.fi